Как топливные карты помогают экономить бизнесу: НДС, скидки, услуги бухгалтера

Фото:www.autotruck-press.ru

С помощью топливных карт грузоперевозчики могут не только покупать бензин и дизель выгоднее, но и сокращать издержки на налоги и высвободить бухгалтеров от рутинных задач. Рассказываем подробнее, как это работает.
Топливные карты упрощают работу бухгалтерии
В любой компании, чьи бизнес-процессы во многом построены на логистике и перевозках, есть проблема с отслеживанием расходов на топливо. Некоторые компании собирают чеки с водителей, однако это долго, сложно и не всегда эффективно.

Топливные карты предоставляют больше контроля за всеми операциями, связанными с покупкой топлива, а также облегчают работу бухгалтера. На первый взгляд экономия кажется несущественной. Однако это не так.
Допустим, один водитель за месяц сдает в бухгалтерию авансовый отчет с 15–30 чеками с заправки. Чтобы обработать бумаги и перенести данные в систему учета, бухгалтеру может понадобиться часа полтора. И это только на одного водителя. Если в компании работают 10-20 водителей, бухгалтерия может потратить на обработку авансовых отчетов по расходам на топливо несколько десятков трудочасов.
С топливными картами этого не происходит, поскольку бухгалтерам не нужно тратить время на обработку чеков. Они работают только с универсальным передаточным документом и расшифровкой к нему, где указано, сколько топлива заправил каждый водитель. Перенести эти данные в систему учета можно за пару минут.

Кроме того, поставщик топливных карт через электронный документооборот присылает всю необходимую информацию: УПД, акт сверки, детализированный отчет за месяц и авансовые счета-фактуры. Это также экономит время бухгалтера.

С топливными картами получится сэкономить даже тем компаниям, которые отдают бухгалтерию на аутсорс: специалисты вне штата будут тратить меньше времени на работу.

Компании на ОСН могут вернуть НДС 20% с расходов на топливо
Любое юридическое лицо и индивидуальный предприниматель, использующий общую систему налогообложения, с помощью топливной карты может взять к вычету налог на добавленную стоимость — НДС. Таким образом, компания может снизить платеж НДС.

Но бывают ситуации, когда АЗС или поставщик топливных карт предоставляют документы для вычета в ненадлежащем виде, например, сдают декларации по НДС с нарушениями. Чаще всего они и вовсе не являются плательщиками НДС.

Чтобы не допустить этого, при выборе поставщика топливных карт обратите внимание на то, сможет ли он без нарушений задекларировать НДС. Платформа PRO.AUTO/ТОПЛИВО предоставляет весь пакет документов, с которыми компания гарантированно получит вычет по НДС.

Ни в коем случае не работайте с перекупщиками топливных карт: через них вычесть НДС может быть невозможно.
Топливные карты минимизируют коррупционные риски
Топливные карты — один из инструментов контроля за водителем, с которым затраты на бензин и дизель станут более управляемыми и прозрачными. Это возможно благодаря установке лимитов, анализу потребления, отслеживанию средних расходов и цен.
«Помимо экономии средств, топливные карты нужны для контроля над водителями и автопарком. Важно знать, сколько заправила каждая машина и сколько она проехала. Мониторинг отвечает за пробег, платформа – за количество топлива. Сравнивая эти показатели, делаю выводы: есть ли какие-то непонятные движения со сливом топлива или повышенный расход связан с неисправностью машины, и тогда принимаю соответствующие меры. Этот механизм контроля позволяет оптимизировать процессы и снижать до 20% расходов на топливо».
Сергей Пастернак
ТК «Атрибут Авто»
Топливные карты позволяют выстроить систему, в которой у водителя будут связаны руки для махинаций с топливом. Вот как это работает:
1
С помощью актов приема-передачи документально закрепить карты за конкретными водителями;
2
Вести учет заправки и списания топлива по норме каждой машины исходя из пробега, указанного в путевом листе
3
Анализировать расходы топлива в личном кабинете в онлайн-режиме;
4
Составить с водителями договоры материальной ответственности и регулярно инвентаризировать остатки. Чтобы сверять фактические расходы и расходы на бумаге, проще всего подключить GPS-мониторинг.
Платформа PRO.AUTO/ТОПЛИВО позволяет строить маршруты с учетом цен и скидок на АЗС и в онлайн-режиме отслеживать перемещения и заправки водителей на машинах с GPS/Глонасс. Это бесплатно. Таким образом, вы сможете видеть фактический остаток топлива и сравнивать его с расчетным остатком.
Все эти меры могут удержать водителей от слива топлива. Даже если они смогут найти пространство для махинаций, компания сможет удержать недостачу и вернуть деньги в бизнес. Без приказов, договоров и актов с водителями это было бы невозможно.

С топливной картой «Татнефть» от платформы PRO.AUTO/ТОПЛИВО вы сможете заправляться со скидкой на 5200 АЗС «Татнефть», Neste и партнерских сетей. Оставьте заявку на сайте или позвоните нам. Мы подготовим в ЭДО договор от имени ООО «Татнефть-АЗС-Запад» и отправим вам. После подписания договора и внесения предоплаты топливные карты вам доставит курьер.

Хотите начать экономить на топливе?
Заполните форму и мы свяжемся с вами в течении 5 минут.
Нажимая на кнопку, я даю согласие на обработку и использование моих персональных данных, а также подтверждаю, что ознакомлен с Пользовательским соглашением и с Политикой конфиденциальности